Die bisher genutzte Datenstruktur der MGMG basierte auf einem veralteten System, das vor allem für einfache Verwaltung ausgelegt war, jedoch keine skalierbare Datenlogik oder systemübergreifende Automatisierung unterstützte. Kontakt-, Unternehmens- und Veranstaltungsdaten mussten getrennt gepflegt werden – teils mehrfach, teils manuell. Auch Marketingmaßnahmen wie Newsletter, Eventeinladungen oder Social Media-Kommunikation liefen über verschiedene Tools, was Redundanzen, Inkonsistenzen und Mehraufwand verursachte. Das Ziel war klar definiert: Eine zentrale Plattform, in der sämtliche Datenquellen zusammengeführt werden, eindeutige Eigentumsverhältnisse herrschen, Marketingmaßnahmen automatisiert ausgelöst werden können und eine flexible Segmentierung für zielgerichtete Kommunikation möglich ist – alles unter einer Oberfläche.

Im ersten Schritt wurde die bestehende PBase-Datenstruktur durch uns gesichtet, bereinigt und vollständig in HubSpot migriert. Um die Daten konsistent nutzbar zu machen, entwickelten wir ein maßgeschneidertes Eigenschaftskonzept – differenziert nach Kontakten und Unternehmen. So lassen sich Daten nun logisch gruppieren, flexibel filtern und passgenau in Workflows einbinden. Parallel richteten wir zentrale Prozesse in HubSpot ein: von der Eventkommunikation über den Newsletterversand bis zur Aufgabenverteilung im Team. Automatisierungen reduzieren manuelle Arbeit und sorgen für zuverlässige Ausspielungen. Interaktive Workshops und individuelle Schulungen machten das MGMG-Team mit dem System vertraut und befähigten es, HubSpot sicher im Alltag zu nutzen. Seit dem Livegang begleiten wir die laufende Optimierung des Setups, reagieren auf neue Anforderungen und erweitern Funktionen kontinuierlich.